< Workshop 21. Juni 2018

[3] Offenheit in Kommunalverwaltungen

> Teil 4: Wirkungen von Offenheit

Herausforderungen und Lösungsansätze in den Handlungsfeldern der Verwaltungsentwicklung

Der Erfahrungsbericht aus dem Landkreis Marburg-Biedenkopf wies beispielhaft darauf hin, auf welche Schwierigkeiten das Bemühen um Offenheit im Sinne eines Open Government in den Gemeinden, Städten und Kreisen trifft. In der anschließenden gemeinsamen Gruppenarbeit führten die Teilnehmer*innen am Workshop diese Diskussion weiter: In drei nach Kommunaltypologie gegliederten Gesprächsrunden diskutierten sie ausführlich, welche Herausforderungen sie in ihrem Bemühen um eine Öffnung der Verwaltungsarbeit beobachtet haben und mit welchen Ansätzen diese überwunden werden könnten. Die Ergebnisse der Gruppenarbeit wurden strukturiert notiert und anschließend im Plenum vergleichend diskutiert.

Die nachfolgende Aufstellung dokumentiert die prominent genannten Perspektiven – gegliedert nach Handlungsfeldern der Verwaltungsentwicklung. Die Diskussion machte deutlich, dass die Ein-schätzungen aus den drei Arbeitsgruppen (Gemeinden / kreisangehörigen Städte | kreisfreie Städte | Landkreise) mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede aufwiesen.

Die folgenden Feststellungen sind dabei keineswegs abschließend: Sie können und müssen im Verlauf des Modellprojekts hinterfragt und fortgeschrieben werden.

Handlungsfeld Kommunalpolitik

Herausforderungen

  • differierende Leitbilder und Strategien der lokalpolitischen Akteure zur Verwaltungsentwicklung
  • mangelnde Akzeptanz für Investitionen in Verwaltungsentwicklung mit Fokus Open Government und Digitalisierung
  • Widerspruch zwischen repräsentativer Demokratie und Partizipationsanspruch

 

Möglichkeiten, den Herausforderungen zu begegnen

 

  • intensivere und offenere Kommunikation zwischen Verwaltung und Politik
  • Transparentmachen von Investitionsnotwendigkeiten und Entscheidungen
  • Perspektiverweiterung der politischen Diskussion durch Einbeziehung von Landes-, Bundes- und Europapolitik
  • Lokalpolitische Dynamiken nutzen – etwa in politischen Veränderungssituationen
  • Schaffung offenerer, agiler Förderinstrumente zur Unterstützung von kommunalem Open Government
Handlungsfeld Führung und Steuerung

Herausforderungen

  • Unzureichende Führungsverantwortung und Führungsstärke im Sinne von Verwaltungsentwicklung mit Fokus Open Government und Digitalisierung
  • Unklare / nicht umsetzbare Strategien der Verwaltungsleitung
  • Mangelnde Bereitschaft der Verwaltungsleitung zur organisationsinternen Partizipation
  • Kommunikationsprobleme zwischen den unterschiedlichen fachlichen Perspektiven im Open Government (Demokratie, Organisation, Technologie, Personal etc.)
  • Mangelnde Ressourcenausstattung für Verwaltungsentwicklung mit Fokus Open Government und Digitalisierung
  • Widerspruch zwischen der Forderung nach Prozessoffenheit der Verwaltungsentwicklung einerseits, und den Planungsnotwendigkeiten der Verwaltungsorganisation andererseits

Möglichkeiten, den Herausforderungen zu begegnen

  • Management der Verwaltungsentwicklung als zentrale Führungsaufgabe einfordern
  • Checklisten, »Werkzeugkoffer« etc., um Chancen und Ansätze im Open Government zu verdeutlichen
  • Strategieprozesse professionalisieren und mit breiter Beteiligung führen
  • Strategien in Planungen konkretisieren
  • Strategien / Planungen konsequent umsetzen und fortschreiben
  • systematisches und regelbasiertes Einbeziehen von Mitarbeitenden in die Entscheidungsstrukturen (»Kompetenz vor Hierarchie«)
  • Aufbau von »Übersetzungs«- und Steuerungskompetenz
  • Bewusstmachen der Entwicklungs-notwendigkeiten gegenüber Lokalpolitik und mittlerem Management
  • Erweitern und Flexibilisieren der tradierten Planungs- und Steuerungsinstrumente

Handlungsfeld Verwaltungskultur und Veränderungsmanagement

Herausforderungen

  • Mangelnde Risikobereitschaft für Veränderung
  • Starke Abhängigkeit der Veränderung von Einzelpersonen auf allen Verwaltungsebenen
  • Transparenz negativ als Rechtfertigungsdruck empfunden
  • Divergierende Wahrnehmung / Rationalität zwischen Verwaltung und Verwaltungskunden

Möglichkeiten, den Herausforderungen zu begegnen

  • Vertrauens- und Fehlerkultur stärken / ausbilden
  • Fehlerkultur auch in den Beziehungen zu Lokalpolitik und Öffentlichkeit ausgestalten
  • Personalbasis systematisch erweitern
  • Teamstrukturen schaffen
  • öffentlich gemachte Daten und Entscheidungen für Zielgruppen verständlich machen
  • positives Potenzial von Transparenz für die Verwaltungsarbeit aufzeigen
  • »Von außen denken«, d.h. kunden- und partnerzentrierte Gestaltung von Leistungen und Prozessen
  • Transparenz für Notwendigkeiten und Begrenzungen im Verwaltungshandeln schaffen

Handlungsfeld Organisation und Kooperation

Herausforderungen

  • unzureichende fach- und organisationsübergreifende Koordination und Zusammenarbeit innerhalb der Kommunalverwaltung (»Silodenken«, »Liniendenken« etc.)
  • Spannungsverhältnis zwischen starrer Aufbauorganisation und Prozessorientierung
  • Spannungsverhältnis zwischen Linienorganisation und Projektorientierung
  • Mangelnde Zusammenarbeit der Kommunalverwaltungen in der Verwaltungsentwicklung
  • Kommunale Selbstverantwortung als Argument gegen organisationsübergreifende Zusammenarbeit
  • Widerspruch zwischen traditionellem Verständnis von Projektmanagement einerseits sowie Offenheit und Agilität andererseits

Möglichkeiten, den Herausforderungen zu begegnen

  • Aufbau einer verwaltungsweit legitimierten zentralen Steuerung der Verwaltungsentwicklung
  • Aufbau von aufgabenbezogenen Projektstrukturen
  • systematische Stärkung und konsequente Förderung von Vernetzung und Kooperation im System der öffentlichen Verwaltungen
  • Schaffung von Begegnungs- und Austauschmöglichkeiten, »Innovationsräumen« für Kooperation, von Experimentierfeldern etc.
  • Möglichkeiten für das Experimentieren mit Offenheit und Agilität innerhalb, zwischen und außerhalb der Verwaltungsstrukturen eröffnen
  • Fortschreiben des Projektmanagement-Instrumentariums im Sinne offener und agiler Vorgehensweisen

Handlungsfeld Personalmanagement

Herausforderungen

  • extensive Personalentwicklung lokalpolitisch und angesichts des angespannten Arbeitsmarkts schwer umsetzbar
  • mangelnde Bereitschaft zu / Kompetenz in offenen und digitalen Arbeitsweisen
  • Gefahr von Verwerfungen im Vergütungsgefüge bei partizipativer Einbeziehung »quer« zu etablierten Hierarchien

Möglichkeiten, den Herausforderungen zu begegnen

  • Kompetenz im Personalbestand entwickeln
  • Routinetätigkeiten durch Prozessoptimierung und Digitalisierung abbauen, um Personalkapazität zu gewinnen
  • Arbeitsbedingungen flexibilisieren (Digitalisierung, Home Office etc.)
  • Personalmarketing ausbauen
  • Multiplikatoren aufbauen und wirksam machen (»Lotsen«)
  • Open-Government-bezogene Kompetenzen in Ausbildung integrieren (u.a. Praktika im Veränderungsmanagement)
  • Vergütungsstrukturen flexibilisieren

Handlungsfeld Informations- und Datenmanagement

Herausforderungen

  • Risiken der notwendigen organisationsübergreifenden IT-Infrastrukturen
  • wachsender Aufwand für Unterhaltung und Entwicklung IT-Infrastrukturen
  • Blockaden bei der Datenbereitstellung zwischen öffentlichen Stellen

 

Möglichkeiten, den Herausforderungen zu begegnen

  • Aufbau sicherer organisationsübergreifender Infrastrukturen (Plattformen, Shared Services etc.)
  • Integration von Einzellösungen und Komponenten zu einer abgestimmten kommunalen IT-Infrastruktur (»Government OS«)
  • Kostenfreie, qualitätsgesicherte und effiziente Bereitstellung öffentlicher Daten zwischen allen öffentlichen Stellen
Priorisierung der Handlungsfelder

Im Anschluss an die vergleichende Diskussion priorisierten die Teilnehmer*innen aus den Modell-kommunen die einzelnen Handlungsfelder der Verwaltungsentwicklung. Eine besonders hohe Bedeutung maßen sie dabei den Aufgabenbereichen Organisation, Personalmanagement, Verwaltungskultur sowie Veränderungsmanagement bei.

Text: Neutzner | Fotografien: Kalinowski