Stadt Brandis

Workspace: Entwicklung und Evaluation von Werkzeugen zur verbesserten Kollaboration

Projektsteckbrief

  • Identifizieren neuer Ansätze für die Entwicklung einer modernen und kollaborativen Arbeitsumgebung in der Verwaltung
  • Evaluation der Kommunikationsprozesse innerhalb der Stadtverwaltung
  • Verbesserung der Kommunikation in der Führungsspitze, speziell im Kontext von Projektarbeit sowie den klassischen Dienstberatungen
  • Evaluation und Verbesserung der Prozesse innerhalb der Stadtverwaltung aus Sicht des Bürgers
  • Aufnahme von Anforderungen sowie die Evaluation moderner Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Etablierung eines Digital Workplace, welcher den aufgenommenen Anforderungen gerecht wird
  • Befähigung der Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Kommunikationsmethoden und Tools

Maßgeblich andressierte Handlungsfelder im Open Government

  • Transparenz
  • Bürgerbeteiligung
  • Zusammenarbeit
  • Innovation

Status Quo

Stand: November 2018

Viele parallele Projekte und Maßnahmen in Planung und Durchführung sorgen für ein hohes Informationsaufkommen, welches ohne die richtigen Werkzeuge nur schwer gehandhabt werden kann. Diese Situation ist derzeit in vielen kommunalen Verwaltungen zu beobachten. Das Aufgaben- und Projektmanagement findet vorrangig lokal und bereichsspezifisch statt, mit der Folge der fehlenden Transparenz nach innen wie nach außen.

Sowohl die Bürger als auch die Verwaltung wünschen sich eine gemeinsame, kontinuierliche Kommunikation zum Fortschritt aktueller Maßnahmen und Vorhaben. Es mangelt jedoch an Lösungen, welche eine schnelle Kommunikation mit Mitarbeitern und Gruppen sowie zwischen Kollegen und der Bürgerschaft ermöglichen. Verschiedene Tools der modernen Zusammenarbeit werden bereits partiell getestet, wodurch die Vorteile bereits unter einigen Mitarbeitern bekannt sind. Es bedarf nun jedoch der Gestaltung einer abgestimmten, gemeinsamen Arbeitsumgebung mit passenden Anwendungen.

Ziel des Teilprojektes Workspace ist die Entwicklung einer modernen und kollaborativen Arbeitsumgebung. Mittels eines modernen, digitalen Workspaces für jeden Mitarbeiter der Verwaltung, welcher beispielsweise eine schnelle Kommunikation via Chats, ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und ein gemeinschaftliches Aufgaben- und Projektmanagement bieten kann, soll nicht nur eine moderne Arbeits- und Kommunikationsformen in die Verwaltung über die Bereichsgrenzen hinweg Einzug halten (weg von Silo-Kommunikation und Handeln, hin zu projektorientierter Kommunikation). Ebenso soll die Transparenz gegenüber Bürgern deutlich erhöht werden. Bürger sollen sich mittels Workspace schnell und einfach über den aktuellen Stand von Maßnahmen/Projekten erkundigen können. Die entsprechenden Informationen müssen sowohl für die Verwaltung als auch die Bürger möglichst einfach und automatisiert über eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Somit wird  einerseits die Akzeptanz, andererseits die Beteiligung der Bürger verbessert.

Text: Stadt Brandis