Stadt Oldenburg

Standardisierung und Unterstützung von Kollaboration

Projektsteckbrief

Entwicklung von standardisierten Lösungen und Vorgehensmodellen für eine sichere, medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Organisationseinheiten einer Verwaltung oder behördenübergreifend zwischen verschiedenen Akteuren verschiedener Ebenen, Behörden oder Institutionen des öffentlichen und privaten Bereichs – insbesondere…

  • Begriffsklärung und Zielfindung,
  • Konzeption und Strategieentwicklung,
  • Erarbeitung von Standards und Vorgehensmodellen,
  • Auswahl und Erprobung einer geeigneten Kollaborationsplattform und geeigneter Kommunikationsinfrastrukturen für alle Anwendungsfälle und Prozesse.

Maßgeblich adressierte Handlungsfelder im Open Government

  • Zusammenarbeit
  • Innovation

Status Quo

Stand: März 2019

Zu Projektbeginn wurde der Gesamtpersonalrat der Stadt Oldenburg über das Vorhaben informiert und ihm verschiedene bereits existierenden Lösungen exemplarisch vorgestellt. Dazu wurden im Vorfeld mögliche Anwendungsbereiche diskutiert und festgelegt. Zwei Mitarbeiter haben sich mit der Sichtung unterschiedlicher Softwarelösungen befasst und diese für einen internen Vergleich erprobt. Ein Hemmnis bei der Umsetzung des Vorhabens war es, dass vor Mai 2018 die jeweiligen Anbieter kaum Auskünfte zur DSVGO-Konformität geben konnten. Die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten der Tools hat es zudem notwendig gemacht, externe Anbieter zur Vorstellung der Tools einzuladen.

In einem ersten konkreten Projekt konnte seitdem die Verwendung von Open-Source-Technologien erprobt werden: Für das im Oktober 2018 gestartete Großprojekt »Anbindung sämtlicher 50 Oldenburger Schulen an die städtische Infrastruktur und deren Betreuung durch den Fachdienst IuK« wurde die Open-Source-Lösung »Nextcloud« als Inhouse-Lösung für Kollaboration konzipiert und implementiert. Diese Lösung beinhaltet Komponenten zum FileSharing (Datei-Synchronisation, Sharing), zur Kommunikation (Telefonie, Chat, Webmeetings) und für Groupware-Anwendungen (Kalender, Kontakte, Mail), welche mit Hilfe einer Compliance-Checkliste und eines Administrator-Handbuches EU-DSGVO-konform konfiguriert werden können. Verwaltungsübergreifend erarbeiteten IT-, Orga-, Lehr- und Schulverwaltungsfachkräfte sowie Systembetreuer externer Bildungseinrichtungen mit einer externen Projektleitung zusammen Konzepte für eine standardisierte Schul-Digitalisierung. Nach Unterzeichnung einer entsprechenden Nutzungsvereinbarung können aktuell Dateien der Schutzstufen A und B1 auf dieser Plattform ausgetauscht werden.

Die Erfahrungen aus diesem Projekt fließen in die weitere Gestaltung des Kollaboration in der Stadt Oldenburg ein. Als nächster Schritt ist der Austausch von Informationen über die Plattform innerhalb einer internationalen Arbeitsgruppe Bremen-Groningen-Oldenburg zu diversen Fachthemen geplant. Des Weiteren haben auch die Personalvertretungen der Stadt Oldenburg Interesse an einer elektronischen Zusammenarbeit im Rahmen ihres Sitzungsdienstes gezeigt. Ebenso wird aktuell im Rahmen der vorschriftskonformen Verbuchung von Anlagevermögen darüber nachgedacht, wie ein möglichst medienbruchfreier Workflow zwischen verschiedenen Fachdiensten innerhalb der Stadt Oldenburg konzipiert werden kann, um das bisherige Verfahren mit unterzeichneten Papier-Vordrucken, Übertragung von Werten in Excel-Dateien und anschließender Erfassung im Buchhaltungssystem durch eine moderne Kollaborations-Lösung abzulösen.

Text: Stadt Oldenburg